von Thomas Wuttke

Um was geht’s?

Beschränkung der Arbeit

Durch den Kanban-Ansatz kamen auch die WIP-Limits in die betriebliche Praxis. Die Limits stellen ein Kern-Element der Kanbanmethode dar und verhindern Stau und Störung im System – wenn richtig angewandt.
Warum Beschränkungen ein System am Ende schneller werden lassen, erklärt diese Folge.

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Transskribt

Bitte beachten: Der nachfolgenden Text dieser Podcastfolge wurde maschinell transkribiert. Bitte verzeihen Sie daher Rechtschreibfehler. Noch beherrscht selbst die beste KI dieser Welt nicht alle badischen Sprachnuancen, gell?

Herzlich willkommen zur WIP Ausgabe unseres Projekt Tambaya Podcast Schön, dass Sie wieder dabei sind. Mein Name ist Thomas Wuttke, und dieser Podcast unterstützt Sie mit Herzblut bei der Verbesserung Ihrer Projektmanagement Kompetenz, damit Projekte schnellere, bessere Ergebnis stressfrei erzielen.

Und wenn das die WIP Ausgabe ist, dann nicht mit V. Also wir sprechen heute nicht über very important people oder Persons, sondern über wip, über work in progress, also nichts anderes wie das, was jetzt gerade getan werden soll. Aber warum ist die Limitierung dessen, was gerade getan werden soll, ein Segen? Oder neudeutsch halt eben die Limitierung oder der Segen von Web Limits?

Der große Rahmen, in dem bei uns thematisch bewegen ist, sind in der Regel die kanban Tafeln, also diese berühmten Tafeln, wo man so die Arbeit zu spalte. Da haben wir aber schon hier in dem Rahmen von unserem Podcast die Nummer 58, auf die ich noch mal hinweisen möchte, uns ausführlich mit dem ganzen kanban Thema beschäftigt und werden das also hier nicht nochmal tun, sondern eben nur einen Aspekt daraus betrachten. Die Limitierung jetzt schon einmal gerade in den in der Rückschau sind von der Nummer 58, dann würde ich gleich zehn Folgen drauflegen, nämlich die Nummer 68 das Prinzip. Das Interview mit Wolfram Müller, wo es genau darum geht, alles am Fließen zu halten.

Panta rhei, alles fließt. Heraklit. Ja, schön wäre es, weil wenns fließt. Es ist gut, wenn es nicht fließt, ist schlecht, weil dann kommt Verstopfung und Verstopfung ist nie was Gutes. Und Verstopfung bedeutet denn letzten Endes auch ein Abfall in der Produktivität? Oder auch anders herum? Das wollen wir nicht haben, oder? Vor allem wenn’s geht, vermeiden. Also ist die Frage Wie bekommen wir alles ins Fließen? Wie bekommen wir eine gleichmäßige Arbeitslast zustande? Und die Antwort ist durch Limitierung, Limitierung auf verschiedenen Ebenen, Limitierung je nach Kapazität. Und das beste oder anschauliche Beispiel ist ein Bahnhof oder Flughafen, meinetwegen auch der Ammersee hier vor unserer Haustür. Es regnet gerade wie aus Kübeln, und wenn Zu und Abgang nicht stimmen, gerät das System aus den Fugen. Gibt es entweder zu wenig Wasser, muss die Schifffahrt eingestellt werden, oder es gibt zu viel Wasser. Das nennt man schlichtweg Hochwasser.

Aber bleiben vielleicht mal lieber beim Flughafen. Er macht es transparenter. Da ist die ausgeglichene Größenordnung, die der kommenden Flieger zu denen der abgehenden fliegt. Zu und Abgänge müssen sich die Waage halten. Eine Störung bringt massive Probleme, und eine Störung schafft dort eine sehr für alle sichtbare Verstopfung, die dann erst wieder über Stunden aufgelöst werden kann. Also ein zu viel oder zu viel Last im System schafft Verstopfung. Und das ist eigentlich auch jedem klar.

Wir wollen nicht auf einer Autobahn fahren, die an ihrer nominellen Kapazitätsgrenze kratzt. Oder das nennt man dann auch Stau oder kurz davor. Aber wenn man nochmal zurück zum Flughafen gehen? Da ist die maximale Kapazität, die ich dort habe, entweder limitiert durch meinetwegen die Landebahn oder die Startbahn oder auch die Gates und die Terminals und die Slots, wie sie neudeutsch heißt.

Die limitieren den gesamten Betrieb auf dem Flughafen und die optimale nicht die maximale. Die optimale Kapazität liegt unter dem Maximum. Man muss aber keine Flughafen Planung machen wollen, sondern mal ins Projektmanagement schauen. Denn es sind ja unsere Flugzeuge, die reinkommen. Ist die Arbeit, die gemacht werden soll. Und die fliegenden Flugzeuge sind die Arbeit, die erledigt wurde, und das muss ich halt eine Waage halten. Ist dumm, wenn ich immer nur Arbeit nehme und die nicht zu Ende kriege, weil dann staut sich am Gate und die Arbeit, die gerade gemacht werden soll.

Ein Projekt, das nennt man zu mindestens im agilen Kontext den work in progress, also die Arbeit, an der gearbeitet werden soll. Und wenn zu viel von dieser Arbeit eben angefangen wird, nicht, da es angefangen wird. Wenn also überall angefangen wird, dann wird nichts fertiggestellt. Die Mannschaft rutscht ins Multitasking, es kommt Verstopfung, weil Rückfragen vorwärts rückwärts springen. Die Kapazität des Gesamtsystems leidet darunter. Und wir wundern uns, warum auf einmal die Performance in den Keller rutscht.

Das grundsätzliche Prinzip also Wenn wir, sagen wir mal einfach, wir haben fünf Leute im Team, dann können diese fünf Leute im Team theoretisch an fünf Themen gleichzeitig arbeiten. Eher weniger. Das ist die maximal Grenze. Es sind weniger, weil wir müssen ja auch noch anderen helfen. Mentoring, Coaching, Schulen oder irgendwie. Wir haben andere Zeiten. Also sagen wir jetzt mal Vier Themen oder arbeitspakete oder Vorgänge sind gleichzeitig möglich. Bedeutet also. Mit unserer Organisation unseres Teams was wir haben, ist in der Regel, ist jetzt ganz einfach fast zu einfach keine neue Arbeit anfangen.

Wenn das Limit erreicht wurde, keine neue Arbeit anfangen, bevor irgendwas anderes beendet wurde. Dann das Team also unterhalb des Limits operiert, wenn es nur zwei Arbeiten im Moment zu machen hat, dann ist kein Problem Da kann die nächste gleich dran kommen. Wenn ich aber bei ihr bin erst mal Stopp, stopp, bleibt eine Plane oder bleibt in der Spalte, bevor nicht wieder die Spalte oder meistens die work in progress Spalte geleert wird. Wobei gelernt ist halt nicht heißt auf null gesetzt, sondern wieder mindestens einen Abgang zu verzeichnen, damit wir wieder einen neuen aufnehmen können.

Die Implementierung von diesen Limitierung, von diesen Limits, von diesen sogenannten WIP Limits, die helfen, neue oder einzelne Elemente möglichst schneller fertig zu stellen, weil sich das Team dann nur noch auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren muss. Und es sind auch wirklich die ganz großen Vorteile dieser Limitierung. Wir begrenzen die laufende Arbeit, und dadurch ist das wie Öl im Getriebe. Und wir kennen das ja auch. Gerade hier in Corona Zeiten von den Türstehern ist so ein Türsteher. Er lässt nicht mehr rein oder nicht mehr rein. Wie das System verkraften kann, damit kriegen wir ein optimales Arbeitstempo. Mit der Zeit drauf wird also ein optimales geschwungenes, ruhiges Tempo.

Man erkennt schnell irgendwelche Blocker. Wer verhindert denn hier, dass wir weiterkommen oder wieder einen abgeben können? Und dadurch werden auch Engpässe im System sichtbar. Wo ist mein Engpass? Und da kann ich dann, wenn ich jetzt etwas nachbohren und einen zweiten Blick drauf riskiere, sehr schnell draufkommen. Aha. Wenn ich an dieser Schraube drehe, dann fließt etwas mehr durch mein Gesamtsystem durch und nicht, indem ich noch mehr drauf packe und mir dann nur die Illusion hingeben Ja, alles läuft wunderbar. Und wir haben Fortschritt schon erzielt? Nein, wir haben nur einen Haufen Arbeit angefangen.

Vielleicht noch eine Regel, die hier ganz wichtig wäre bei dieser Limitierung. Es gibt keine Ausnahmen, außer in Ausnahmen. Will heißen Wirklich? Wirklich? Wirklich nicht. Das System überspannen. Manchmal muss es überspannt werden, wenn jetzt eine Notsituation auftritt oder, was weiß ich wirklich eine hohe Priorität reinkommt, in Gottes Namen dann ja umgeplant werden. Aber das gilt ja generell. Ansonsten die Disziplin halten und zu sagen Wir machen keine Ausnahmen hier auf der Limitierung und bleiben unserer eigenen Limitierung treu.

Das bringt mich dann aber auch zum Nachteil von dem oder dem scheinbaren Nachteil. Zunächst einmal kann Kritik kommen von Leuten, die glauben, dass der Begriff Limitierung ja ungünstig ist. Warum? Wir alle wollen uns doch gerade in die andere Richtung bewegen und wollen unsere Limits wegschmeißen und wollen doch ein neues Leben anfangen. Keine Ahnung, aber das ist ja damit gar nicht gemeint. Also das Wort Limit Limit ist eigentlich günstig, um es mal ganz vorsichtig zu sagen. Man könnte das vielleicht anders formulieren. Da muss man nur aufpassen, dass jetzt mit dem Wort Limit nicht zu viele negative Assoziationen einhergehen. Zum Beispiel, wenn ich im Vertrieb bin. Und ich sage jetzt erst mal limitierende gleich der Vertriebler, weil es keine Aufträge mehr reinholen oder in einem Portfolio, das jetzt keine neuen Projekte mehr gemacht werden können. Deswegen Vorsicht vor dem Begriff Limit.

Nächster Kritikpunkt kann von Leuten kommen, die sagen Ich bin doch Multitasking fähig. Ich kann doch mehr wie eine Aufgabe machen. Das ist doch blöd, wenn ich jetzt eine Aufgabe mache. Und ich muss warten auf jemand dann noch als work in progress. Und ich kann gar nix machen, dreht Däumchen und sitzt an meinem Arbeitsplatz und harre der Dinge, bis der Kollege irgendwie mal was erledigt hat. Vorsichtig. Dann könnte man auch hergehen. Kann sagen Dann nehmen wir auch das arbeitspakete raus, kommt in eine andere Spalte rein. Wir warten irgendwo.

Wir haben Pausenzeiten, oder wir haben fremde Wartezeiten, und damit würde wieder ein Platz im Web frei werden, sozusagen im Web Room freiwerden. Und ich kann wieder ein anderes. Annehmen, aber vorsichtig jetzt kommt trotzdem wieder Multitasking Gefahr! Kommt doch wieder der Kollege um die Ecke nach einem Tag, und dann tausche ich die dauernd hin und her. Was mache ich denn, wenn jetzt der Kollege wieder reinkommt und sagt Okay, ich hab das jetzt erledigt, die Wartezeit ist vorbei. Dann stellt sich dieses arbeitspakete wieder hinten an. Muss es warten, bis wieder ein Platz im Broome frei wird? Konklusion?

Gucken wir uns mal nochmal zusammenfassend die Punkte an. Vielleicht weiß man es gerade zum Schluss diskutiert haben. Limitierungen ist vielleicht ungeschickt benannt, aber absolut effizient. Könnte man vielleicht auch eher eine Art sinnvolle Kapazitätsgrenze nennen. Vielleicht clever Capacity Boundary oder sowas CCB? Das klingt nach Kontrollbank. Aber nein, sie wissen, was gemeint ist. Also vielleicht einen besseren Begriff benutzen. Und wir müssen das auch im Team transparent diskutieren und müssen nicht einfach nur sagen Zack, hier ist das Limit halt doch wieder hier. Und fertig ist die Maus? Nein. Lassen wir uns bitte im Team auch transparent diskutieren und auch im Team gemeinsam festlegen.

Nächster Punkt im kanban Board. Das heißt, Typen können auch unterschiedlich hohe Limits haben. Also müssen nicht alle die gleichen Limits haben. Wir haben ja unter Umständen auch andere Personen Allocation, und deswegen können auch ruhig unterschiedliche Limits auftauchen. Aber gucken wir am Ende nochmal zurück zum Podcast 68 Die alte Denke war dort intensiv diskutiert, Kapazität das Maximum ausschöpfen und die neue Denke übrigens gar nicht so neu ist, sondern das ist eigentlich der Kern des Lean Management ist den optimalen Durchlauf zu gewährleisten. Das war der Projekt Tambaya Podcast. Erfahren Sie mehr über das Thema und den Podcast unter wuttke.team/podcast . Vielen Dank fürs Zuhören. Auf Wiederhören!

Über Projektmanagementpodcast.com

projektmanagementpodcast.com entstand aus dem Podcast von Wuttke&Team. Zunächst nur als kleines Hörspiel zwischen dem Abteilungsleiter König und dem Projektleiter Stein, die sich immer wieder in den langen Gängen der Pfefferminzia-Versicherung treffen und über das eine oder andere Projektmanagementthema philosophieren. Das war im September 2017.

Später (Ende 2018) wurde daraus der Projekt-Tambaya-Podcast. In diesem Format kamen noch mehr Interviews dazu, aber auch Reflexionen und auch erste Schwerpunktfolgen.

Mitte 2020 ist dann der komplette Podcast auf die Plattform projektmanagementpodcast.com umgezogen. Den Tambaya-Podcast gibt es noch immer, aber nun kamen noch weitere Schwerpunktfolgen dazu.

Unsere Vision

projektmanagementpodcast.com ist der führende Projektmanagementpodcast im deutschsprachigen Raum und ist ein eigenständiges Medienlabel mit unterschiedlichen Formaten und Partnern.

Hören Sie hier die allererste Folge aus dem September 2017

Podcast #102 erstmals veröffentlicht am 17.06.2020

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